Engagerende kommunikation skal sikre et følelsesmæssigt bånd til dit events gæster. Så er succesen rykket tæt på.

Gode historier er omdrejningspunktet for succes. Men det er mindst lige så vigtigt, at historierne kommer ud at leve på dine egne medier. Vi hjælper med at skabe resultater med dine historier på hjemmesider, i nyhedsbreve og på sociale medier.

Events er mere end festivaller. Events er også markeder, sommerrevyer, folkemøder, byfester, sportsstævner og andre arrangementer, der lever af gæster – og gerne nogle engagerede af slagsen.

Den gode nyhed er, at dit event er tæt på at være en succes, hvis du og dit team får skabt en følelsesmæssig relation til jeres målgrupper. Den mindre gode er, at det tager lang tid og ikke kommer af sig selv. Til gengæld er det ret nemt at komme i gang med arbejdet.

Jeg har arbejdet med forskellige events som Tinderbox, H.C. Andersen Festivals, Det Fynske Dyrskue og VM i triatlon, men også med TV 2-produktioner som ’Vild med dans’, håndbold- og fodboldslutrunder og OL i London. Målet har altid været det samme; nemlig at skabe opmærksom og ’sælge billetter’

Hvis du har et event hen over sommeren, er du forhåbentlig langt i dit arbejde med at engagere jeres målgrupper, men derfor vil jeg alligevel gerne give en række råd til dig, der står med et event eller er ved at planlægge det …

Tag det alvorligt. Tidligt.

Så snart I begynder at arbejde med et event, skal I også tænke kommunikation. Der er nemlig en del trin, I skal igennem for at påvirke folks handling, hvilket i forhold til et event handler om, at I i sidste ende gerne vil have jeres målgrupper til rent faktisk at komme til eventet.

Først skal I skabe opmærksomhed for at opbygge et kendskab. Derefter skal I sikre, at jeres målgrupper får viden om jeres event, så de får en forståelse for og accept af eventet. Og først derefter kan I reelt påvirke adfærden og få dem til at købe billet eller dukke op til eventet.

Et af de væsentligste greb er, at I får formuleret en kernefortælling for jeres event. Kernefortællingen samler eventets styrker og særlige karakteristika og bruges som fundament til at styrke målgruppernes kendskab til og opfattelse af jeres event. Dermed bliver den også retningsgivende for eventets kommunikation og markedsføring.

Læg en plan. Med årshjul og mange kanaler.

Med kernefortællingen i hånden skal I lægge en plan for jeres kommunikation, så I evner at fange målgruppernes opmærksomhed mange gange og på mange platforme.

Jeres platforme – eller kanaler – skal naturligvis afstemmes med de målgrupper, som jeres event henvender sig til, og virkeligheden er formentlig, at jeres målgrupper er enormt fragmenterede i deres medieforbrug. De er helt sikkert på sociale medier, så der skal I også være til stede, men I vil også skulle kommunikere via en hjemmeside og i medierne, som skal hjælpe jer til at brande jeres event.

Her skal I tænke på, at hvis jeres event formår at tydeliggøre, at I er relevante for et givent medies egen målgruppe, vil jeres vej til sendetid og spalteplads være markant kortere. Det vender jeg tilbage til.

Og så er det vigtigt, at I ikke ser jeres events som noget, der kun foregår tre dage hvert år. Noget af det vigtigste ved et event er at få det til at leve videre, efter at det er slut og i hele perioden frem til næste gang. Derfor bør I lave et årshjul for kommunikationen, så I bygger op til eventet i månederne op til, I sætter lyd, ord, billeder og følelser på under eventet, hvor målgrupperne for alvor skal mærke, hvad jeres event handler om, og så samler I op med tilbageblik på et forhåbentlig veloverstået event i tiden efter eventet.

Udfordringen for mange events er de 6-8 måneder, der typisk går, fra det ene event er overstået, til man for alvor kan bygge op til det næste. Her er der hjælp at hente i kernefortællingen, fordi perioden mellem to events er særlig brugbar til at kommunikere ens budskaber for at fange nye potentielle gæster og på sigt ambassadører.

Interager med jeres gæster. Gør dem til en del af historien.

Så har I fundamentet på plads – nu skal der kommunikeres, og her er der ét altovervejende mål; I skal skabe et miljø, hvor jeres målgrupper kan interagere og dele deres tanker om og idéer til eventet. Et miljø, hvor gæsterne bliver en del af historien.

Det er selvfølgelig sværest det første år, I afholder et givent event, så her skal I tænke i, hvad der er relevant for jeres målgrupper at vide for at lokke dem med til eventet; de skal lære jeres event at kende og vide præcis, hvad de får, hvis de kommer.

Sagt på en anden måde skal I skabe nogle forventninger hos jeres målgrupper, for herigennem kan I også skabe et følelsesmæssigt bånd mellem jeres event og de mennesker, I gerne vil have til at dukke op. Lykkes det, er I godt på vej til at skabe loyale ambassadører.

Tænk medierne ind. Opbyg relationer.

Og mens I kommunikerer på livet løs og opbygger en engageret gruppe af loyale ambassadører på jeres egne kanaler, så husk, at de gæster, I gerne vil have til at besøge jeres event, også er forbrugere af eksterne medier. Derfor bør I også lægge en PR-strategi for jeres event.

For at lave en PR-strategi kan I starte med at stille jer selv en række spørgsmål: Hvilke medier ser, hører og læser vores målgrupper? Hvad har vi af historier, der passer ind i de pågældende medier? Kan vi planlægge vores nyheder, så de ligger godt spredt over hele perioden mellem to events? Eller kan vi skabe små pop up-events eller begivenheder mellem to events, som eksterne medier vil dække?

I bør også i jeres PR-arbejde danne relationer med journalister på de for jeres event vigtigste medier. Er det en musikfestival, bør I som eksempel skabe kontakt med musikjournalister og anmeldere, mens det for alle events gælder om at få et godt netværk hos de lokale medier, der er i området.

I den forbindelse kan I måske med fordel drage på et lille roadshow rundt til udvalgte medier for at fortælle om det event, I er ved at stable på benene – specielt naturligvis den første gang, eventet skal afholdes.

Husk det ubehagelige. Så er I forberedt.

Dette indlæg har primært handlet om den kommunikation, der skal engagere jeres gæster til at dukke op til jeres event, men her på falderebet er der to andre væsentlige elementer, I skal huske i jeres eventkommunikation.

For det første er den interne kommunikation til medarbejdere, stadeholdere, kunstnere til eventet og andre, der er en del af eventet, vigtig at huske. Og så er der det, der er lidt kedeligt at snakke om, men som ikke desto mindre kan være forskellen på, om eventet bliver en succes eller ej – nemlig en snak om de ting, der kan gå galt, og hvordan den slags i så fald skal kommunikeres. Dårligt vejr, svigtende billetsalg, aflysninger, kritik fra gæster og – Gud forbyde det – alvorlige ulykker i forbindelse med eventet…

Forhåbentlig får I ikke brug for det, men hvis først uheldet er ude, står I meget bedre rustet, hvis I er forberedt.

God fornøjelse. Og spørg.

Og så håber jeg bare, I får et fantastisk event. Og skulle I have brug for en snak om, hvordan I skal kommunikere i forbindelse med et event – ét, der ligger lige om hjørnet, men mangler gæster, ét, hvor kommunikationen trænger til et løft, eller et som er i planlægningsfasen – så er I velkomne til at tage en uforpligtende snak med mig eller en af mine dygtige kolleger.

Kontakt endelig KommPress’ PR-ekspert, Morten Hopballe, på 3135 3007 eller mh@kommpress.dk.

Kontakt Morten.

Citat

Morten Hopballe.

Seniorrådgiver